En quoi consiste le transfert administratif lors d’un déménagement d’entreprise ?

Un déménagement d’entreprise est toujours une opération nécessitant une organisation rigoureuse. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de transférer le service administratif. Un plan stratégique doit être mûrement réfléchi afin d’engager sereinement ce changement et d’acheminer dans de bonnes conditions l’ensemble du service. Gauthier Déménagements, spécialiste du transfert d’entreprise depuis 1998, et représentant en Saône-et-Loire et Bourgogne-Franche-Comté (71, 21 et 25) du premier réseau de déménagement européen « Les Gentlemen du déménagement », vous délivre ses conseils.

Le transfert administratif : un déménagement singulier

Centre névralgique de l’entreprise, le service administratif est certainement celui qui nécessite le plus d’organisation et de rigueur lors de son déménagement. Tout doit être minutieusement orchestré afin de minimiser l’impact du transfert pour l’entreprise et d’optimiser sa réimplantation dans les nouveaux locaux. Un planning des différentes tâches à effectuer devra donc être établi pour, d’une part, procéder avec méthode et d’autre part, être sûr de ne rien oublier.

Plusieurs actions préparatoires peuvent ainsi être mises en place au sein de l’entreprise lorsque le projet est acté :

• choisir une date de déménagement pertinente : toute entreprise connaît une activité plus ou moins intense selon les périodes. Il sera donc judicieux d’opter pour une période creuse afin de réduire l’impact du déménagement du service administratif sur votre exercice, mais aussi, de s’assurer de la disponibilité de votre déménageur spécialisé.
• réaliser un audit afin d’évaluer le matériel : cette phase permet d’inventorier l’existant ainsi que les éléments qui devront ou non être déménagés. Elle offre aussi l’occasion d’identifier certains besoins spécifiques comme, par exemple, les précautions à prendre pour la manutention des équipements informatiques.
• procéder à un étiquetage minutieux : cette étape est primordiale afin que chaque équipement retrouve sa place dans les nouveaux locaux. Si les dossiers et les archives sont soigneusement rangés dans des cartons identifiés, il est également indispensable de penser à étiqueter chaque ordinateur ainsi que toute la connectique associée.
• communiquer en interne : établir une feuille de route et la transmettre à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise permettra non seulement de les impliquer, mais aussi de soulager au mieux leurs potentielles angoisses. Un déménagement étant bien souvent facteur de stress, des salariés bien informés seront plus sereins pour aborder ce changement.

Gauthier Déménagements : le partenaire de votre transfert administratif

Chez Gauthier Déménagements, nous savons que votre entreprise est au cœur de vos préoccupations. Ainsi, pour que vous puissiez rester concentré sur l’essentiel, nous avons mis en place un accompagnement personnalisé afin de vous épauler tout au long de votre transfert administratif. Un chef de projet spécialisé vous guidera depuis la phase préparatoire jusqu’à l’exécution de votre déménagement. En étroite collaboration, vous définirez :

• le cahier des charges : les services et les prestations indispensables au transfert.
• le plan d’implantation dans les nouveaux locaux.
• l’équipe opérationnelle : le nombre de professionnels nécessaires et les compétences requises.
• les moyens logistiques : le type de véhicule et le matériel de manutention adaptés.
• l’organisation de réunions : réunion de préparation afin d’établir un planning précis de toutes les étapes du déménagement et les modalités d’exécution, mais aussi réunion à l’intention des salariés pour informer, sensibiliser et rassurer les collaborateurs concernés par le transfert.

Une fois votre transfert administratif effectué, notre chef de projet effectuera un contrôle qualité afin de confirmer la bonne réalisation du déménagement. Un compte rendu détaillé vous sera alors remis à la fin de la prestation.

Vous l’aurez compris, choisir Gauthier Déménagements pour votre transfert administratif, c’est opter pour un véritable partenaire et une qualité de service à la hauteur de vos exigences !

N’hésitez pas à rencontrer nos collaborateurs dans nos agences de Besançon et de Montceau-les-Mines pour discuter de votre projet de transfert administratif ou contactez-nous directement pour toute demande de renseignements ou de devis.

Contactez-nous